Tietotasoilla olevat arvot on mahdollista lukita halutulta aikaväliltä. Tämä estää käyttäjän tekemästä muutoksia lukitun ajanjakson arvoihin. On huomioitava, että lukitus vaikuttaa kaikkiin käyttäjiin ja estää arvojen muutokset myös laajat käyttöoikeudet omaavilta kuten pääkäyttäjiltä. Tarvittaessa lukitus voidaan poistaa tai lukittua ajanjaksoa muuttaa ja tehdä tarvittavat muutokset arvoihin, jonka jälkeen lukituksen voi palauttaa ennalleen. Tietotasolla oleva lukitus estää arvojen muutokset manuaalisesti, tiedonsiirrolla, ohjelman laskennoilla sekä kopiointi- ja tyhjennystoiminnoilla.
Tietotasojen lukitsemistoiminnoilla on mahdollista estää arvojen tahattomat muutokset esimerkiksi edellisten vuosien toteuma-arvojen osalta tai budjetin luvuissa, kun budjetointi on saatettu päätökseen. Budjettia voidaan myös pitää hetken lukittuna väliarvioinnin tekemiseksi.
Tietotasojen lukitsemiseksi käyttäjällä pitää olla pääkäyttäjäoikeudet. Tietotasojen lukitus on mahdollista tehdä koko tietokantaa koskevana tai vain tietylle organisaatioyksilölle.
Huom! Tietotasolle arvoja kopioitaessa on kohdetietotason lukituksen oltava avoinna kopioitavalta aikaväliltä. Jos kohdetietotason arvot ovat edes osittain lukittu tietoja kopioitaessa, kopiointi ei onnistu ja saat tietojen kopioinnin yhteydessä tästä ilmoituksen.
Tietojen lukitus koko tietokannassa
Tietotasojen lukitus koko tietokannan kaikille organisaatioyksiköille tehdään Tietotasot -sivulla. Tietotasot -sivulle pääsee Hallinta -valikon alta kohdasta Tietotasot:
Tietotason lukitusta on mahdollista muuttaa viemällä osoitin tietotasorivin päälle Toiminnot -sarakkeessa ja klikkaamalla kynäkuvakkeesta:
Tietotasorivin muokkaustilan aktivoiduttua valitse 'Lukittu' ja määritä haluttu ajanjakso sen vieressä oleviin 'Alkaen' ja 'Päättyen'-kenttiin.
- 'Alkaen'-kentän voi jättää tyhjäksi ja tässä tapauksessa kaikki kuukaudet 'Päättyen'-kauteen asti (merkitty kuukausi mukaan luettuna) ovat lukittuna.
- 'Päättyen' -kenttä on mahdollista jättää myös tyhjäksi ja tässä tapauksessa kaikki kuukaudet 'Alkaen'-kaudesta eteenpäin ('Alkaen' -kuukausi mukaan luettuna) ovat lukittuna.
Jos sekä 'Alkaen' että 'Päättyen'-kentät jäävät tyhjiksi, niin silloin koko tietotaso on lukittu.
Tietotason lukitus tulee voimaan joko 'Tallenna' -painikkeella tai painamalla 'Enter' näppäimistössä.
Tietotason lukitseminen vain valitulla organisaatioyksiköllä
Tietotasojen lukitus vain tiettyjä organisaatioyksiköitä koskevana tehdään Organisaatio -sivulla. Organisaatio -sivulle pääsee Hallinta -valikon alta kohdasta Organisaatio:
Tietotason lukitusta on mahdollista muuttaa viemällä osoitin halutun organisaatioyksikön rivin kohdalle ja tuplaklikkaamalla Lukitut tasot -sarakkeessa solun sisältöä:
Valitse avautuvassa ikkunassa lukittava tietotaso ("Data Level") ja määritä haluttu ajanjakso vieressä oleviin alkaen ("Locked from") ja päättyen ("Locked To") -kenttiin.
- 'Alkaen'-kentän voi jättää tyhjäksi ja tässä tapauksessa kaikki kuukaudet 'Päättyen'-kauteen asti (merkitty kuukausi mukaan luettuna) ovat lukittuna.
- 'Päättyen' -kenttä on mahdollista jättää myös tyhjäksi ja tässä tapauksessa kaikki kuukaudet 'Alkaen'-kaudesta eteenpäin ('Alkaen' -kuukausi mukaan luettuna) ovat lukittuna.
Jos sekä 'Alkaen' että 'Päättyen'-kentät jäävät tyhjiksi, niin silloin koko tietotaso on lukittu.
Tietotason lukitus tulee voimaan 'OK'-painikkeella.