Tässä artikkelissa käsitellään tiedonsiirtoa muista järjestelmistä Navitaan sekä tiedonvientiä Navitasta ulos. Navitaan siirrettävät tiedot ovat yleensä kirjanpidon päiväkirjatietoa, mutta siirrettävä tieto voi olla myös pääkirjanpidon tilikohtaista saldotietoa. Navitaan voidaan siirtää pääkirjanpidon tietojen lisäksi myös muuta tietoa, kuten tehtyjä työtunteja, henkilömääriä, kappalemääriä jne.. Tiedonsiirto voidaan kohdistaa toteuman lisäksi myös budjettiin tai ennusteeseen. Tätä hyödynnetään usein järjestelmän käyttöönotossa kuluvan budjetin tietojen siirtämiseksi Navitaan.
TIETOJEN TUONTI
Navitassa on valmis kirjanpidon integraatio Netvisoriin sekä Azets Insight Oy:n ylläpitämiin Visma Business-tietokantoihin. Valmiin integraation hyödyntäminen edellyttää aina integraatiotunnuksia ja tarvittaessa ulkoisen järjestelmän rajapintapalvelun avaamista.
Muiden kuin Netvisor- ja Visma Business-järjestelmien tiedot siirretään Navitaan tiedostopohjaisesti. Tuettuja tiedostoformaatteja ovat Excel-, csv- sekä txt-tiedostot. Tekstitiedoston sisältö voi olla sarkaineroteltua, kiinteän kenttäleveyden tietoa tai jollain muulla erotinmerkillä eroteltua tietoa.
Navitaan siirrettävät tiedot ovat usein joko kuukausittaisia arvoja, joka luetaan kuukauden saldoarvoista, tai päiväkohtaisia tapahtumatason arvoja. Päiväkohtaisista arvoista (kauden muutosarvot) Navita laskee tiedonsiirron yhteydessä kuukausiarvon, ja näyttää tapahtumatietoina päiväkohtaiset rivitiedot. Navitan raportointi ja tiedon manuaalinen syöttäminen tukee vain kuukausiarvojen käsittelyä ja tiedonsiirrolla saatuja päiväkohtaisia rivitietoja voi ainoastaan tarkastella kuukausisaldon erittelytietona. Päiväkohtaisten arvojen raportointi ja laskenta ei ole tuettu, joten ainoastaan näistä muodostettuja kuukausiarvoja voidaan hyödyntää laskentamäärityksiä tehtäessä. Myös kvartaali- ja vuosiarvojen siirtäminen onnistuu tiedostosta - tällöin Navita jakaa siirretyt arvot automaattisesti kuukausitiedoksi.
Tietoja voidaan siirtää Navitaan ajastuksen avulla päivittäin, useimmiten yöaikaan, tai vaihtoehtoisesti siirto on mahdollista käynnistää manuaalisesti. Esimerkiksi tiedonsiirto voidaan käynnistää manuaalisesti sillä hetkellä, kun kausi on valmistunut kirjanpidossa (ja aineistosta on muodostettu siirtotiedosto, mikäli kyseessä on tiedostopohjainen tiedonsiirto). Ajastetut tiedonsiirrot toimivat Netvisor- ja Visma Business-integraatioiden kanssa sekä sftp-palvelimen välityksellä siirrettävistä siirtotiedostoista.
Tietojen hakumääritykset löytyvät Navitassa Tiedot -valikosta Tuo-kohdasta avautuvalta sivulta.
Erilaiset tietojen tuontitavat:
- Ajastettu tiedonsiirto suoraan kirjanpitojärjestelmästä
- Valmiit tiedonsiirtomääritykset Netvisor-kirjanpitojärjestelmälle sekä Azets Insight Oy:n hallinnoimille Visma Business -kirjanpitojärjestelmille.
- Ajastetun tiedonsiirron lisäksi tiedot voidaan tarvittaessa päivittää Navitaan käynnistämällä ajastettu tiedonsiirto manuaalisesti ohi ajastuksen.
- Ajastettu tiedonsiirto SFTP-kansion kautta
- Navitaan pystytään määrittämään ajastettu tiedonsiirto csv-, excel- ja txt-tiedostoille, jotka luetaan asiakkaan tai Azetsin SFTP-palvelimelta.
- Ajastetun tiedonsiirron lisäksi tiedot voidaan tarvittaessa päivittää Navitaan käynnistämällä ajastettu tiedonsiirto manuaalisesti ohi ajastuksen.
- Tietojen siirto käynnistämällä siirto haluttaessa ilman ajastettua tehtävää
- Navitaan voidaan päivittää päiväkirja tai muu saldotiedosto käynnistämällä tiedonsiirto käyttäjän toimesta ja lataamalla tiedosto suoraan Navitaan.
Tiedonsiirtomääritysten muodostamiseksi ota yhteyttä Navitan asiakastukeen.
TIETOJEN VIENTI
Navitassa olevia kuukausitiedot pystytään siirtämään Navitasta csv-tiedostoon tai sarkaineroteltuun tekstitiedostoon. Tiedot saadaan ajettua halutulta organisaatiotasolta kuukausi-, tili- sekä laskentakohdetarkkuudella (laskentakohteita ovat esim. kustannustannuspaikat ja projektit). Samaan tiedostoon voidaan ajaa myös eri tietotasojen tietoja. Tietojen viennissä tulee huomioida, että tietoja ei saada ulos tapahtumatasolla, vaan ainoastaan kuukausisaldona. Näin ollen tiedon vientiin ei saada mukaan kirjanpidon tositetietoja (joista tiedot on aiemmin luettu Navitaan sisään).
Työkalu tietojen viennille löytyy Tiedot -kohdasta Vie.
Työkalun avulla käyttäjä voi manuaalisesti viedä tietoja uuteen luotavaan tiedostoon tarpeen mukaan, mutta tietojen vienti tiedostoon sftp-palvelimelle voidaan myös ajastaa. Jos asiakkaalla on käytössä esimerkiksi Power BI- tai Azetsin CoZone Discover-järjestelmä, Navitasta saadaan vietyä budjetti- ja ennustetietoja siirtotiedostoon ulkoisiin järjestelmiin siirrettäväksi.
| Termi | Selite |
| Data Levels | Tietotasot, joilta tietoa halutaan siirtää ulos Navitasta. |
| Export date from/to | Siirrettävän tiedon aikaväli. Aikaväli kirjoitetaan muotoon kk.vvvv. |
| Accounts | Siirrettävät tilit; tilit voidaan listata erikseen omille riveilleen tai antaa tilinumerovälinä. Tilinumero käsitellään tässä yhteydessä merkkijonona, joka löytyy siirrettävien tilinumeroiden alusta: esimerkiksi tiliväli 3000-8999 siirtää samalla määrityksellä myös 5-numeroiset ja pidempinumeroiset tilit, jotka ovat neljän ensimmäisen numeron osalta samat kuin on määritetty eli 3000-8999 siirtää myös tilit 30000-89999. |
| Map Accounts/Orgs Excel file | Tähän kenttään voidaan liittää tilien/kustannuspaikkojen vastaavuustaulukko, jos Navitassa käytössä olevat tilinumerot, tai organisaatioyksiköiden tunnisteet, halutaan muuntaa toiseksi tiedon viennin yhteydessä. |
| Export data started from business units | Organisaatioyksikkö, jolta tiedot siirretään. Valinta kattaa myös kaikki valitun organisaatiotason hierarkian sisällä olevat alayksiköt. |
| Assign Default Costplace for Business Units | Kun valinta on päällä, niin edellä valitulle organisaatiotasolle tallennetut arvot kohdistetaan hierarkiassa seuraavan alatason oletusyksikölle. Oletusyksikkö on mahdollista määrittää organisaatiorakenteessa (ks. Malli>Organisaatio). Tätä valintaa tarvitaan ainoastaan tietyn tyyppisten tilisaldojen viemiseen (määrätaso ja vanhat prosentti-tyyppiset tilit). Tätä valintaa tarvitaan harvoin poikkeustilanteissa. |
| File name | Tähän kenttään voidaan määritellä, millä nimellä Navitasta ulos ajettava vientitiedosto tallennetaan. Kentässä on mahdollista käyttää joitakin muuttujia, jotka joko täydentävät tiedostonimeä tai muodostavat tiedostonimen kokonaisuudessaan automaattisesti. Tällaisia muuttujia ovat: $LEVEL$, jolla ohjelma täydentää tiedostonimeen siirretäävien tietotasojen nimet $DATES$, jolla ohjelma sisällyttää automaattisesti siirretävän aikavälin tiedostonimeen $TODAY$, joka palauttaa tiedoston luontipäivämäärän $ORGPATH$, jolla siirrettävän organisaatiotason koko tunniste lisätään tiedostonimeen $ORGNAME$, joka sisällyttää tiedostonimeen valitun organisaatioyksikön nimen |
| File format | Tässä kohtaa valitaan Navitasta ulos vietävän tiedoston tiedostomuoto ja desimaalierotin sekä kenttäerotin (jos käytetään csv-tiedostoa). Lisäksi määritetään viedäänkö tiedostoon ensimmäiseksi riviksi sarakeotsikot. |
| Columns | Tässä valitaan, että mitkä kentät siirtotiedostoon halutaan viedä. Mahdollisia siirrettäviä tietoja ovat: vuosi, kuukausi, vuosi+kuukausi (yhtenä yhdistteynä kenttänä), tilinumero, organisaatiotunniste (joko hierarkiapolun sisältävä tunniste tai lopputunniste), tietotaso, arvo (joka voidaan myös esittää erikseen debet ja kredit -kenttinä), lisädimensioiden tunnisteet (jos muita laskentakohteita käytössä organisaation lisäksi), arvon muokkaaja, muutosajankohta, kommentti sekä arvotyyppi. Tyypillisimmät valinnat ovat vuosi, kuukausi, tili, organisaatioyksikön lopputunniste sekä arvo. Muut kentät ovat tarpeen mukaan täydentämässä siirrettävää tietoa. |
| Export dimensions as path | Tämä valinta vie siirtotiedostoon Navitan lisädimensioista, siis vapaaehtoisista laskentakohteista, tunnisteeksi koko hierarkisen polun (=valinta päällä), vai ainoastaan laskentakohteen tunnisteen (=valinta pois päältä). Jälkimmäinen valinta on tyypillisin valinta. |
| Save results to/Action | Tällä valinnalla voidaan siirtotiedoston muodostuminen ohjata ulkoiselle sftp-palvelimelle. Muussa tapauksessa ohjelma muodostaa siirtotiedoston ladattavaksi selaimessa käyttäjän omalle koneelle. |