Navitassa on valmis työkalu tietojen kopioinnille tietotasojen välillä. Tätä käytetään esimerkiksi kopioitaessa Toteuma- ja Budjetti -tietotasojen tietoja Ennuste-tietotasolle. Tietojen kopiointi tukee myös arvojen kopiointia kaudelta toiselle (aikasiirtymä); esimerkiksi kopioitaessa aiempien kuukausien toteuma-/ennustetietoja uuden budjetin pohjaksi.
Tietojenkopiointitoiminto kopioi kaikkien kopiotavien tilien osalta kuukauden muutosluvut, ei tase-arvoja tasetilien kohdalla. Tasetilien kopioinnin yhteydessä on hyvä käyttää valintaa Täsmäytä tase, jolla kopioitavan ajanjakson alkava tase siirtyy alkavaksi taseeksi liitettävien arvojen ensimmäiselle kuukaudelle. Jos kopiointi tehdään toiselle tietotasolle kahdessa tai useammassa osassa - esimerkiksi alkuvuoden toteuma ennustetasolle ja sen perään loppuvuoden budjetti ennustetasolle - niin Täsmäytä tase -valinta on tarpeen vain ensimmäisen kopioinnin osalta, jos kopioidaan myös tasetilien arvot (eli muutosluvut) ja halutaan ennusteessa olevan taseen täsmäävän toteuman alkutaseen kanssa. Toisessa kopioinnissa (loppuvuoden budjetti loppuvuoden ennusteeksi) taseen täsmäyttämistä ei pidä käyttää (muutoin keskellä ennustevuotta tase täsmäytetään budjetoituun taseeseen toisen kopioinnin yhteydessä).
Tietojen kopiointi suoritetaan sivulla, joka avataan Tiedot -valikon alta kohdasta Kopioi.
Alla esimerkki tietojen kopioinnille ennusteesta seuraavan vuoden budjetille.
- Valitse kopioitavat yksiköt / kustannuspaikat
- Esimerkissä valittuna koko yhtiö; kopiointi tapahtuu valitun organisaatioyksikön alimmilla tasoilla (kustannuspaikoittain).
- Tässä on mahdollista valita myös yksi tai useampi kustannuspaikka
- Määritä kopioitava aikaväli (kuukausi.vuosi)
- Määritä kohdekuukausi, joka on liitettävien arvojen ensimmäinen kuukausi
- Tähän asetetaan se kuukausi, mistä eteenpäin kopioinnin tuloksen halutaan kohdistuvan. Kopioitavien kuukausien lukumäärä määräytyy edellisen kohdan Kopioitava aikaväli-valinnasta, jonka vuoksi päättyen kautta ei erikseen määritetä.
- Valitse kopioitavat tilit
- Esimerkissä valittuna tuloslaskelman tilit; kopiointi suoritetaan tilitasolla valitun tiliryhmän sisällä.
- Tässä on mahdollista valita myös yksittäisiä tilejä
- Täsmäytä tase -valinta on hyvä laittaa päälle silloin, kun kopioidaan tasetilejä ja halutaan kohdeajanjakson päättävien tasearvojen vastaavan kopioitavan ajanjakson päättäviä tasearvoja. Tällä valinnalla kohdeajanjakson ensimmäisen kuukauden alkava tase täsmäytetään alkuperäiseen kopioitavan ajanjakson alkavaan tasearvoon. Muut kuukaudet kopioidaan tilien muutosarvoina. Ilman tätä valintaa tasetta ei täsmäytetä ja ainoastaan kaikkien tilien muutosarvot kopioidaan.
- Lähdetietotaso: tietotaso mistä kopioidaan (esimerkissä Ennuste)
- Kohdetietotaso: tietotaso minne arvot liitetään (esimerkissä Budjetti)
- Varmuuskopioi tietokanta ennen arvojen kopiointia –valinta on oletusarvoisesti valittuna. Tämän ollessa valittuna tehdään tietokannasta varmuuskopio ennen kopioinnin suorittamista. Varmuuskopion palautuksen suorittaa tarvittaessa Navita-tuki.
- Halutessaan kopioituja arvoja voi kommentoida.
Varmista, että valinnat ovat oikein. Kopiointi käynnistetään ‘Kopioi tiedot’-painikkeella.