Laskentasäännöstöjen tilojen hallinnalla on pyritty helpottamaan budjetointi- ja ennusteprosesseja erityisesti organisaatioissa, joissa lukuja syöttää usea käyttäjä. Tilan hallinnalla pääkäyttäjä pystyy avaamaan budjetti- ja ennustepohjia sekä lukitsemaan niitä, kun budjetointi tai ennustaminen on ohi. Lisäksi peruskäyttäjät voivat tilan hallinnalla viestiä pääkäyttäjälle, missä vaiheessa budjetin tai ennusteen syöttö on heidän osaltaan.
Laskentasäännöstön tilan hallinta - Pääkäyttäjä
Käyttäjät, joilla on laajat oikeudet Navitaan, voivat hallita kaikkien laskentasäännöstöjen tiloja. Laskentasäännöstön tilaa hallitaan sen ominaisuuksien kautta. Ominaisuuksia pääsee muokkaamaan Navitan Tiedot-valikon Lasketa-kohdasta Laskentasäännöstöt.
Avautuvasta laskentasäännöstöjen listasta etsitään se, jonka tilaa halutaan muokata. Toiminnot-sarakkeen kuvakkeesta saadaan auki valikko, josta valitaan Muokkaa. Tämä avaa uuden välilehden, jossa kyseisen laskentasäännöstön asetuksia sekä käyttäjiä voi tarkastella ja muokata.
Laskentasäännöstöjen ominaisuuksien Yleiset-välilehdellä nähdään laskentasäännöstön tausta-asetuksia. Välilehdellä pääkäyttäjät voivat myös hallinnoida koko laskentasäännöstön tilaa.
Tilojen merkitykset
| Ei aktiivinen | Laskentasäännöstön tilan siirtäminen Ei aktiivinen-tilaan palauttaa kaikkien käyttäjien omat tilat Aloittamatta-vaiheeseen. Tämä on nähtävissä Laskentasäännöstön ominaisuuksien Käyttäjät-välilehdellä. Palautus on suositeltavaa tehdä ennen uuden budjetointi- tai ennustekierroksen alkua. |
| Valmistelussa | Laskentasäännöstöä, kuten budjettia tai ennustetta, valmistellaan syöttöä varten. |
| Käynnissä | Laskentasäännöstö on aktiivinen ja kaikki käyttäjät, joilla on oikeudet kyseiseen laskentasäännöstöön voivat syöttää tietoja niiden yksiköiden ja tilien osalta, joihin heillä on muokkausoikeus. Suora linkki syöttöpohjaan on käyttäjien nähtävissä Navitan etusivun Syöttöpohjat-listalla. |
| Tarkistuksessa | Laskentasäännöstö on pääkäyttäjän/hyväksyjän tarkasteltavana. Laskentasäännöstö on lukittuna laskentasäännöstön tiedoissa määriteltynä aikaväliltä sen organisaatioyksikön osalta, joka on määritelty laskentasäännöstön tiedoissa kohdeyksiköksi. |
| Valmis | Laskentasäännöstö on valmis ja hyväksytty pääkäyttäjän toimesta. Laskentasäännöstö on lukittuna laskentasäännöstön tiedoissa määriteltynä aikaväliltä sen organisaatioyksikön osalta, joka on määritelty laskentasäännöstön tiedoissa kohdeyksiköksi. |
Tilat Tarkistuksessa ja Valmis siis lukitsevat laskentasäännöstön käyttämän tietotason laskentasäännöstön aikaväliltä ja siinä määritellyltä organisaatiotasolta, eivätkä käyttäjät näin ollen pysty muokkaamaan kyseisen laskentasäännöstön lukuja. Lukitus on nähtävissä myös Organisaatio-sivulla Lukitut tasot-sarakkeesta (Navitan ylävalikosta Hallinta -> Organisaatio). Lukituksen voi poistaa organisaatiosivulta, mutta lukituksen poisto ei muuta laskentasäännöstön tilaa.
Laskentasäännöstöjen tilojen seuranta
Kaikki käyttäjät, joilla on oikeudet johonkin laskentasäännöstöön, kuten budjettiin tai ennusteeseen, voivat omalta osaltaan muokata kyseisen laskentasäännöstön tilaa syöttöpohjan työkalunauhan kautta klikkaamalla Lähetä hyväksyttäväksi-painiketta. Peruskäyttäjän tekemä laskentasäännöstön tilan muokkaus viestii pääkäyttäjälle ennen kaikkea missä vaiheessa kyseisen peruskäyttäjän budjetointi tai ennusteprosessi on. Klikkaamalla Lähetä hyväksyttäväksi-painiketta peruskäyttäjä voi muuttaa laskentasäännöstön tilaa omalta osaltaan ja näin ilmaista olevansa osaltaan valmis esimerkiksi budjetin syötön suhteen ja siirtää sen pääkäyttäjän tarkasteltavaksi. Peruskäyttäjän tekemä hyväksyttäväksi lähettäminen ei muuta koko laskentasäännöstön tilaa kaikkien käyttäjien osalta, vaan pelkästään viestii pääkäyttäjälle kyseisen peruskäyttäjän olevan valmis lukujen syötön suhteen.
Käyttäjät, joilla on laajat oikeudet Navitaan, pääsevät näkemään, mihin tilaan peruskäyttäjät ovat omalta osaltaan laskentasäännöstön, kuten budjetin, asettaneet. Tämä on nähtävissä laskentasäännöstön ominaisuuksien Käyttäjät-välilehdellä, Tila-sarakkeessa.
Käyttäjän tila on Aloittamatta, kunnes käyttäjä muokkaa jotakin kyseisen laskentasäännöstön lukua laskentasäännöstöön asetetulla aikavälillä. Kun käyttäjä on aloittanut kyseisen laskentasäännöstön muokkaamisen syöttöpohjalla, vaihtuu tila laskentasäännöstön ominaisuuksien käyttäjälistalla muotoon Aloitettu.
Kun käyttäjä on saanut oman osuutensa syötettyä budjetin/ennusteen syöttöpohjan kautta ja on klikannut syöttöpohjan työkalunauhan Lähetä hyväksyttäväksi -toimintoa, vaihtuu laskentasäännöstön tila kyseisen käyttäjän osalta muotoon Odottaa hyväksyntää laskentasäännöstön ominaisuuksien Käyttäjät-välilehden käyttäjälistalla. Pääkäyttäjä voi käyttäjälistan oikean reunan nuolista joko palauttaa laskentasäännöstön takaisin käyttäjän muokattavaksi tai siirtää sen tilaan Valmis.
Jotta käyttäjien tilaa voi seurata uuden budjetti- tai ennustekierroksen aikana, täytyy kaikkien käyttäjien tilat palauttaa tilaan Aloittamatta ennen lukujen syötön aloittamista. Pääkäyttäjä voi tehdä tämän vaihtamalla koko laskentasäännöstön tilaksi Ei aktiivinen. Tämä palauttaa käyttäjien omat tilat lähtötilanteeseen.
Huom! Kaikki muutokset laskentasäännöstöjen tiloihin ja muihin ominaisuuksiin on aina tallennettava sivun oikean alanurkan Tallenna-painikkeesta, jotta tehdyt muutokset jäävät voimaan.
Laskentasäännöstön aikaraja
Pääkäyttäjä voi asettaa laskentasäännöstön lukujen muokkaamiselle aikarajan. Aikaraja asetetaan laskentasäännöstön ominaisuuksien Yleiset-välilehdeltä kohdasta Aikaraja. Asetetun aikarajan umpeutuminen ei lukitse kyseisen laskentasäännöstön tietotasoa, vaan on pelkästään tapa viestiä kaikille käyttäjille budjetti- tai ennustetietojen muokkaamisen aikataulusta.
Asetettu aikaraja tulee näkyville Navitan etusivun syöttöpohjalistalle syöttöpohjan nimen viereen.
Alustavien arvojen tai vertailuarvojen kopiointi syöttöpohjalle
Laskentasäännöksen ominaisuuksien Yleiset-välilehdellä voidaan kopioida pohja-arvot laskentasäännöstölle. Näin esimerkiksi budjettia ei tarvitse aloittaa tyhjältä syöttöpohjalta, vaan pohjalle voidaan kopioida valmiiksi arvot esimerkiksi edellisen vuoden budjetilta.
Alustavien arvojen kopiointi tehdään laskentasäännöstön ominaisuuksien Yleiset-välilehdellä, kohdassa Kopioi alustavat arvot syöttöpohjaan. Kopioinnin kohdeaikaväli määritellään laskentasäännöstön ominaisuuksissa Aikaväli -kohdassa. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa aikaväli on määritelty 1.-12.2022.
Alustavia arvoja kopioidessa Alkuarvot-laatikkoon täytetään, moneltako kuukaudelta ja mistä kuukaudesta alkaen kohdesyöttöpohjalle kopioidaan arvoja sekä miltä tietotasolta arvot kopioidaan. Alustavat arvot voi kopioida myös kahdelta eri tietotasolta. Esimerkiksi alla kuvassa kyseisen laskentasäännöstön pohja-arvoiksi ollaan vuodelle 2022 kopioimassa ensin 1.-6.2021 toteumaa ja sitten 7.-12.2021 ennustetta. Kopiointi tapahtuu klikkaamalla Generoi - näppäintä.
Mikäli syöttöpohjalle halutaan lisäksi kopioida vertailuarvoja, täytyy niiden kopioinnissa ottaa kantaa siihen, mille tietotasolle kopioarvot viedään. Alla esimerkiksi kopioarvot viedään Ennuste-tasolle.
Huom! Kopioitavat tiedot ajavat yli tietotasolla kyseisellä aikavälillä mahdollisesti ennestään olevat arvot. Tämän vuoksi ennen kopiointia on hyvä varmistaa, ettei tietotasolla ole mitään sellaisia syötettyjä lukuja, joita ei haluta menettää.
Laskentasäännöstön tilan hallinta - Peruskäyttäjä
Kun käyttäjän budjetointi/ennusteosuus on valmis, hän painaa syöttöpohjan työkalunauhasta Lähetä hyväksyttäväksi - painiketta.
Kun käyttäjä klikkaa Lähetä hyväksyttäväksi, Navita kysyy käyttäjältä, haluaako hän varmasti lähettää laskentasäännöstön hyväksyttäväksi omalta osaltaan. Kun käyttäjä klikkaa OK, vaihtuu syöttöpohjan työkalunauhaan käyttäjälle näkyville teksti Odottaa tarkastusta. Pääkäyttäjä näkee muuttuneen tilan laskentasäännöstön ominaisuuksien Käyttäjät-sivun käyttäjälistassa. Laskentasäännöstön lähettäminen hyväksyttäväksi ei estä lukujen muokkaamista.
Kun pääkäyttäjä on siirtänyt laskentasäännöstön hyväksyttyyn tilaan kyseisen käyttäjän osalta laskentasäännöstön ominaisuuksien Käyttäjät-välilehden käyttäjälistalla, tulee syöttöpohjan työkalunauhaan näkyville teksti Hyväksytty. Vaihtoehtoisesti jos pääkäyttäjä on palauttanut laskentasäännöstön käyttäjän osalta muokattavaksi, laskentasäännöstön työkalunauhassa lukee jälleen Lähetä hyväksyttäväksi. Tällöin käyttäjä voi tehdä vaaditut muutokset ja lähettää syöttöpohjan uudestaan hyväksyttäväksi.
