Tässä artikkelissa käydään läpi Kaava-syöttökoodin ominaisuuksia, jolla voidaan tehdä omia laskentakaavoja käyttämällä erillistä kaavaeditoria.
Syöttökoodin ominaisuudet -välilehti
Syöttöarvojen suunnittelutarkkuus: Tämä asetus määrittää, millä tarkkuudella laskentaa suoritetaan. Kuukausittaisella tarkkuudella kaava lasketaan jokaisella kuukaudella erikseen, kun taas esimerkiksi vuosittaisella tarkkuudella kaava laskee tuloksen koko vuoden saldosta ja jakaa sen jakosääntöjen perusteella yksittäisille kuukausille.
Arvojen tyyppi: Määrittää, minkä tyyppisinä laskennasta saadut arvot tallennetaan järjestelmään. Useimmiten asetuksena voi käyttää oletusta, jolloin laskettujen arvojen tyyppi määräytyy tilikarttaan tehtyjen asetusten perusteella.
Aggregointi aikatarkkuudessa/organisaatiorakenteessa: Jos kaavassa käytetään kertolaskua, voidaan näillä asetuksilla määrittää, miten yksittäisten kuukausien tai kustannuspaikkojen laskettu tulos summautuu ylemmille tasoille. Tavallisesti tähän asetukseen ei ole tarpeen tehdä muutoksia.
Estä kehäviittauksen tarkistus: Sallii kehäviittausten käytön syöttökoodissa eli viittausten, jotka ovat riippuvaisia saman kaavan tuloksista.
Kaavaeditori: Valintaikkunan alalaidassa määritetään syöttökoodille tehtävä laskentakaava. Kaavaeditori tukee seuraavia merkkejä: +, -, *, /, =, | (”tai”), & (”ja”), (). Desimaalierottimena editorissa käytetään pistettä.
Kaavan kirjoittamisen lisäksi editoriin voidaan lisätä erilaisia funktioita tai viittauksia tiettyihin tileihin tai raporttiriveihin, samaan tapaan kuin Excelin soluviittaukset.
Funktiot: Funktioita käytetään monimutkaisemmissa laskennoissa, jolloin on tarpeen sisällyttää kaavaan ehtolausekkeita. Funktio lisätään editorin valintapainikkeesta.
Tämä avaa valintaikkunan, josta haluttu funktio valitaan pudotusvalikosta
Viittaukset: Viittauksilla voidaan viitata kaavassa tiettyyn tiliin, raporttiriviin tai tilityyppiin. Viittaus lisätään kaavaeditorin valintapainikkeesta.
Tämä avaa valintaikkunan, johon määritetään viittauksen parametrit
Nimi: Ei pakollinen tieto. Tämän kentän voi jättää tyhjäksi, jolloin järjestelmä nimeää viittauksen automaattisesti annettujen parametrien perusteella.
Tili/Raporttirivi/Tilityyppi: Pakollinen tieto. Pudotusvalikosta valitaan, halutaanko viitata tiliin, raporttiriviin vai tilityyppiin. Varsinainen tieto valitaan kentästä.
Organisaatiotaso: Ei pakollinen. Valitsemalla organisaatiotaso tähän kenttään, pakotetaan hakemaan arvo aina tietyltä kohteelta riippumatta siitä, mille tasolle syöttökoodi on alun perin luotu.
Dimensiot: Ei pakollinen tieto. Toimii samalla tavalla kuin organisaatiotaso.
Ohita dimensiot: Ei pakollinen tieto. Tätä asetusta käytetään, kun halutaan jättää jokin dimensiokohde huomioimatta kaavan laskennassa. Vaihtoehtoina dimensioiden ohittamiselle ovat: Kaikki, Vain valitut ja Kaikki paitsi valitut.
Alkaen- ja päättyen: Ei pakollinen. Näihin kenttiin voidaan kirjoittaa aikaväli, jos viittaus halutaan pakottaa tietylle ajanjaksolle.
Katselutarkkuus: Ei pakollinen. Tällä asetuksella viittaus voidaan laskettaa tietyltä aikamääreeltä, esim. 'Vuosi'-valinta laskee viittaukseen koko vuoden arvon (yhdessä Alkaen- ja Päättyen-kenttien kanssa).
Tietotaso: Ei pakollinen. Kertoo, miltä tietotasolta viittauksen arvot haetaan.
Arvojen tyyppi: Ei pakollinen. Tällä voidaan määrittää, minkä tyyppisinä arvoina viittauksen tulos annetaan, esim. taseviittausten kohdalla voidaan arvojen tyypiksi valita 'Päättävä tase'.
Näistä parametreista ainoa pakollinen tieto on Tili/Raporttirivi/Tilityyppi. Muita valintoja voidaan käyttää tarvittaessa. Jos parametri jätetään tyhjäksi, käytetään kaavan laskennassa sen tason tietoja, jolle syöttökoodi on luotu. Esim. jos syöttökoodi luodaan budjetin syöttöpohjalle ja Hallinnon kustannuspaikalle, käyttää kaava automaattisesti tätä Organisaatiotasoa ja tietotasoa, vaikka niitä ei olisi valittu yllä oleviin viittauksen parametreihin.
Esimerkki: Ulkopuoliset palvelut kaavalla laskettuna
Alla olevassa esimerkissä on tehty kaava, joka laskee ennusteelle Ulkopuolisiin palveluihin 17% Tuottojen ja Ostot tilikauden aikana erotuksesta.
Viittauksissa ei ole tarpeen valita muuta kuin tili, raporttirivi tai tiliryhmä. Organisaatiotasoon, tietotasoon tai muihin parametreihin ei tarvitse ottaa kantaa, koska syöttökoodi laskee kaavan automaattisesti siltä tasolta, jolle se on luotu.
Syöttökoodin kohde -välilehti
Tili(t): Tähän kenttään valitaan ne tilit/tiliryhmät, joilla syöttökoodi on käytössä.
Organisaatiotaso(t): Tähän kenttään valitaan ne organisaatiotasot, joilla syöttökoodi on käytössä.
Dimensiot: Tähän valitaan ne dimensiot tai dimensiokohteet, joilla syöttökoodi on käytössä. Laittamalla valinnan kohtaan 'Lisää dimensiolle kohdistamattomat laskentakohteeksi' laskenta suoritetaan myös arvoille, joita ei ole kohdistettu dimensiolle.
Kaikilla yllä olevilla parametreilla on kaksi valintaa, jolla määritetään, kuinka laajalti laskenta suoritetaan:
Syöttökoodi käytössä: Määrittää, onko syöttökoodi käytössä vain valitulla tasolla, sen kustannuspaikoilla, vai rinnakkaisilla tasoilla.
Yhteinen parametri: Tähän kenttään voidaan valita yhteinen parametri, joka sisältää käyttäjän jo ennalta määritetyt organisaatiotasot tai tilit. Toiminto voidaan käyttää, jos samalle tili- tai organisaatiojoukolle halutaan lisätä useita erilaisia syöttökoodeja, ilman ne määriteltäisiin jokaisessa syöttökoodissa erikseen. Uusi yhteinen parametri luodaan +-merkistä.
Kun kaikki edellä mainitut parametrit ovat määritelty, syöttökoodi luodaan valitsemalla 'OK'.
Syöttökoodin laskettaminen ja tulosten tarkastelu
Syöttökoodi (ja sen kaava) lasketetaan valitsemalla syöttöpohjan yläpalkista Suorita.
Tämän jälkeen voidaan tarkastella syöttökoodilla laskettuja arvoja valitsemalla syöttöpohjan näyttötavaksi kuvan mukaisesti Budjetti (planned) tai Ennuste (planned) riippuen, ollaanko budjetin vai ennusteen syöttöpohjalla.
