Organisaatiorakenteeseen määritetään yrityksen hierarkinen rakenne sekä organisaatiotasojen (mm. kustannuspaikat) tunnisteet ja nimet. Organisaatiorakenne voi olla Navitassa hyvinkin monitahoinen. Rakenteessa voi olla yksi yritys ilman organisaation alajaottelua tai yrityksen voi jakaa hierarkisiin alatasoihin kuten kustannuspaikka- tai projektihierarkiaan. Rakenteessa voi olla myös useampi yritys rinnakkain, jotka voidaan myös ryhmitellä konserniksi. Konsernirakenteissa juridisten yhtiöiden lisäksi organisaatioon voidaan lisätä eliminointiyksiköt konsolidointia varten.
Organisaatiorakenne löytyy Navitassa yläpalkin Hallinta -valikon kohdasta Organisaatio. Sivun työkalunauhan toiminnoilla organisaatiorakenteeseen voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia.
Sarakkeiden kuvaukset
OrganisaatioID -sarakkeessa näkyy ylimpänä tasona konserni- tai yritystaso. Tämän alla on tytäryhtiöt ja/tai yrityksen liiketoiminta-alueet ja kustannuspaikat. Kaikki Navitaan tuotavat arvot on kohdistettava jollekin kustannuspaikalle tai tasolle. Tietokantaan luodaan usein käyttöönottovaiheessa yrityksen sisälle ns. 'Z'-taso (nimetty 'Ei kustannuspaikkaa'), jos vain osa tiedoista kohdistuu kustannuspaikoille. Tiedon tuonnissa kohdistetaan tälle apukustannuspaikalle sellaiset kirjanpidon tapahtumat, joilta puuttuu kustannuspaikkatieto (mm. taseen vientejä). Tunnistetta on mahdollista muuttaa aktivoimalla solun sisältö kaksoisklikkauksella, mutta tunnisteen muuttaminen jälkikäteen saattaa katkaista tietojen siirtymisen järjestelmään tai aiheuttaa muun yhteyskatkoksen tietokannan määrityksissä. Tämän vuoksi organisaatiotunnisteiden muuttaminen jälkikäteen on syytä tehdä huolella tarkistaen toimivuus muutoksen jälkeen. Isommissa organisaatiorakenteiden muutoksissa pyydämme olemaan yhteydessä Navita-tukeen muutoksen hallitsemiseksi.
Nimi -sarakkeessa näkyy yrityksen tai yksikön nimi. Nimeä voidaan muuttaa kaksoisklikkaamalla.
Viimeinen toteumakuukausi -sarakkeessa määritellään viimeisin kirjanpidon toteutunut kuukausi. Viimeinen toteumakuukausi määrittää etusivulla näytettävän kauden tiedot sekä miltä kaudelta vakioraportit ja jotkin syöttöpohjat avautuvat.
- Osassa integraatioita tämä tieto päivittyy automaattisesti yrityskohtaisesti. Jos integraatio ei päivitä tietoa, niin muutos tehdään käyttäjän toimesta.
- Toteumakuukausi kirjoitetaan muotoon kk.vuosi.
- Jos kuukausi näkyy solussa kursiivilla se tarkoittaa, että solun tieto on peritty organisaatiohierarkian ylemmältä tasolta ja ylemmän tason kuukauden muuttaminen vaikuttaa myös kaikkiin alempiin tasoihin.
- Jos solussa lukee teksti 'oletus', niin silloin viimeinen toteumakuukausi tulee tietokannan yhteisistä tilikausimäärityksistä (ks. Hallinta >Tilikaudet).
- Projektiorganisaatiossa ja projektikohtaisesti määritettynä tämä tieto voidaan jättää päivittämättä sen jälkeen, kun projekti on päättynyt. Projektilla on tässä kentässä siis viimeisin kuukausi, jolta löytyy toteutuneita arvoja.
- Viimeinen toteumakuukausi ei ole pakollinen tieto, mutta koska sitä hyödynnetään useimmilla raporteilla ja etusivulla, sitä on syytä pitää välttämättömänä tietona järjestelmässä yhdessä järjestelmään määritellyn aktiivisen tilikauden kanssa.
FAM -sarake (First Actual Month) tarkoittaa organisaatioyksikön ensimmäistä raportoitua kautta. Tieto ei ole pakollinen ja sana 'oletus' viittaa ensimmäisen tilikauden ensimmäiseen kuukauteen. Tästä tiedosta on hyötyä lähinnä projektiorganisaatiossa ja projektikohtaisesti määriteltynä, jolloin projektiraporttia voidaan tarkastella ajanjaksolta 'ensimmäinen toteumakuukausi' - 'viimeinen toteumakuukausi'.
Tilikaudet-sarakkeessa määritellään yrityskohtaiset tilikaudet. Yrityskohtaiset tilikaudet on erikseen määritettävä, jos tietokannan yhteinen tilikausimääritys (ks. Hallinta >Tilikaudet) ei ole soveltuva kaikille organisaatioyksiköille. Jotkin integraatiot ylläpitävät tilikausimäärityksiä automaattisesti ja tässä tapauksessa ne ovat aina yrityskohtaisia, vaikka tietokannan yleiset tilikaudet olisivat myös määritetty. Organisaatioyksikön omat tilikausimääritykset ohittavat koko tietokannan yhteiset tilikausimääritykset. Jos organisaatiotasolla käytetään tilikausien 'Oletus'-vaihtoehtoa, niin tässä tapauksessa tietokannan yleiset tilikausimääritykset vaikuttavat.
Omat tilit -sarake kertoo, jos organisaatiotasolle on muokattu omia tilien nimiä, jotka poikkeavat tilikartan yleisistä nimistä (ks. Hallinta >Tilit). Omien tilien listalla olevien tilien nimet näkyvät vain tällä organisaatiotasolla, muilta tasoilta tarkasteltaessa näytetään ainoastaan tilin numero.
Oletus -sarakkeessa määritellään mikä alemman tason organisaatioyksiköistä toimii kohdeyksikkönä jakosäännössä, joka jakaa organisaatiohierarkian ylätasolle syötetyn rahamääräisen arvon alemmille yksiköille/kustannuspaikoille (ks. Tiedot > Jakosäännöt). Jakosäännössä on mahdollisuus haluttaessa määrittää, että koko ylätasolle syötetty arvo "jaetaan" täysin organisaatiosta löytyvälle Oletus-yksikölle. Jos tätä asetusta organisaatio-sivulla käytetään, niin on syytä huomioida, että asetus pitää määrittää jokaisen organisaation summatason sisälle erikseen.
Asiakkaan ominaisuudet -sarakkeesta kaksoisklikkaamalla voidaan avata lisämääritykset ko. organisaatioyksikölle. Näillä lisäasetuksilla ohjataan muun muassa pikaennusteen laskentaa sekä viimeisen toteumakuukauden päivittymistä automaattisesti integraatioiden yhteydessä.
Lukitut tasot -sarakkeen kaksoisklikkaus mahdollistaa tietotasojen lukituksen organisaatioyksikkökohtaisesti ja tämä määritys täydentää (eli tiukentaa) tietotasojen lukituksia, jotka ovat määritetty koko tietokannalle eli kaikille organisaatioyksiköille (ks. Hallinta >Tietotasot).
Omat jakosäännöt -sarakkeen kaksoisklikkaus mahdollistaa organisaatioyksikkökohtaisten jakosääntöjen (eli miten luvut jakautuvat summatasolta alemman tason kohteille) määrittämisen. Organisaatioyksikön omat jakosäännöt ohittavat tietokannan yleiset jakosäännöt (ks. Tiedot >Jakosäännöt).
Liitetyt dimensiot -sarakkeen kaksoisklikkaus antaa mahdollisuuden liittää tietty dimensio tai dimensiokohde oranisaatioyksikköön. Jos organisaatioyksikön ja dimensiokohteiden linkitystä käytetään, niin silloin ko. organisaatiyksikön käytössä olevien dimensiokohteiden näkyvyys on rajoitettu vain valittuihin dimensiokohteisiin.
Ulkoinen tunniste -sarakkeen tieto on käytössä vain tietyissä integraatioissa yritystasolle määritettynä
Työkalunauhasta organisaatiorakennetta voidaan muuttaa seuraavilla toiminnoilla:
| Toiminto | Kuvaus |
| Lisää kohde | Tällä toiminnolla lisätään uusia kohteita organisaatiorakenteeseen. Toiminto avaa uuden ikkunan, jossa määritellään uuden kohteen organisaatiotunniste, nimi sekä sijainti organisaatiorakenteessa. |
| Poista kohde | Tällä toiminnolla voidaan poistaa organisaatiotasoja luettelosta. Kun taso poistetaan tulee huomata, että kaikki siihen liittyvä tieto häviää tietotasoilta, syöttöpohjilta ja raporteilta. Poistettuja arvoja ei pysty enää palauttamaan lisäämällä sama organisaatioyksikkö rakenteeseen uudestaan. |
| Siirrä valittu rivi ja Siirrä useita yksiköitä | Toiminnon avulla pystytään siirtämää kustannuspaikkoja organisaation sisällä. |
| Export | Organisaatiorakenteen saat vietyä Navitasta ulos Excel- ja Word -muodossa |
| Organisaatitasot, joiden sisällä yhtiöt ovat | Asetus, johon valitaan ne tasot, joiden sisällä on erillisiä yhtiöitä. |
| Etsi rakenteesta | Toiminto, jolla voi hakea rakenteesta tietyn nimistä kustannuspaikkaa tai organisaatio ID:n mukaan. |