Seuraa

Uusi raportti, taulukon luominen: raporttirivit tai tilit yksiköittäin - 1 aikavälin raportti

Uuden raportin luominen aloitetaan Raportit-välilehden Uusi raportti -toiminnolla, jolloin aukeaa seuraavanlainen Mukauta-välilehti:

Tässä artikkelissa käsitellään yhden aikavälin raportin luomista Mukauta-välilehdeltä löytyvällä Taulukko-työkalulla, joka mahdollistaa kahden erilaisen taulukkotyypin luomisen:

  • Yhdistelmäraportti, jossa voidaan yhdistää samaan raporttiin useita aikavälejä tai
  • Raporttirivit tai tilit yksiköittäin, jossa voidaan käyttää vain yhtä aikaväliä

Yhden aikavälin raportti

Taulukko raportin luominen aloitetaan valitsemalla Mukauta-välilehdeltä Taulukko-objekti, joka avaa taulukkogeneraattorin.

Vaihe 1. Taulukon tyypin valinta

Valinta tehdään valitsemalla pudotusvalikosta haluttu taulukkotyyppi ja valitsemalla Seuraava ikkunan alalaidasta, jolloin seuraava valintaikkuna aukeaa. Tässä ohjeessa käydään läpi yhden aikavälin raportin luomista, jolloin taulukon tyypiksi valitaan ”Raporttirivit tai tilit yksiköittäin – 1 aikaväli”.

Vaihe 2. Järjestä kentät

Seuraavassa ikkunassa määritellään tarkemmin riveille ja sarakkeille syötettävät tiedot:

Tietokenttiä voidaan siirtää Sarake- ja Rivit- ikkunaan valitsemalla siirrettävä kenttä ja klikkaamalla ikkunan keskellä olevia nuolia sen mukaan, halutaanko kenttä näyttää raportin sarakkeilla vai riveillä.

Yleisimmät sarakkeilla käytettävät kentät ovat Tietotasot, Yksiköt ja Kaudet. Riveihin valitaan yleensä joko ”Reporting rows/accounts with drilldown”, jos raporttiriveille halutaan porautua tai ”Reporting rows/accounts flat list”, jos raporttiriviporautumista ei tarvita.

Huomioi, että kaikki mustalla fontilla merkityt kentät on lajiteltava joko sarakkeisiin tai riveihin. Valintaikkunassa voi näkyä myös vihreällä tekstillä merkittyjä kenttiä, jos yrityksellä on käytössä lisädimensioita, kuten projekti- tai työnumeroita. Vihreiden kenttien sisällyttäminen raporttiin ei ole pakollista.

Vaihe 3. Määritä parametrit

Tässä valintaikkunassa määritellään tarkemmin, mitä tietoja taulukon riveillä ja sarakkeilla esitetään:

Yksiköt-ruudukossa valitaan, mitä yksiköitä taulukossa halutaan käyttää. Jos raportissa halutaan käyttää vain yhtä yksikköä, valitaan yksikkö ja sen alakohteet organisaatiossa. Jos sen sijaan halutaan tarkastella useampia yksiköitä kerralla, käytetään valitut yksiköt -toimintoa. Yksiköiden lisääminen tapahtuu painamalla tekstikentän vasemmalla puolella olevaa rastia. Tässä esimerkissä tarkastellaan yksiköitä 1, 2 ja 3.

Aikaväli-ruudukossa valitaan, miltä ajanjaksolta tietoja halutaan raportoida. Alkaen- ja Päättyen-kentissä käytään Navitan omia lyhenteitä. Lisäksi katselutarkkuus voidaan valita pudotusvalikosta. Yllä olevassa kuvassa raportin aikaväliksi on valittu kuluva tilikausi {BAP}-{EAP} ja katselutarkkuudeksi kuukausi, jolloin raportilla näytetään kaikki kuluvan tilikauden kuukaudet omilla sarakkeillaan.

Tietotasot-ruudukossa valitaan, käytetäänkö raportin laadinnassa toteumatietoja, budjettia, ennusteita vai kaikkia. ”Erojen laskenta”-painikkeesta voidaan määrittää kahden tietotason välisten erojen laskenta ja lisätä ne omiksi sarakkeiksi.

Raporttirivit/tilit-ruudukossa määritetään, mistä taulukon rivit muodostuvat. Kenttään voidaan valita yksittäisiä tilejä, tilityyppejä, tekstiä tai raporttirivejä. Jos rivejä ei haluta määritellä itse, voidaan käyttää myös valmiita pohjia, kuten tuloslaskelmaa, raportin riveinä. Tässä esimerkissä riveille halutaan liikevaihto ja myyntikate, jolloin ne lisätään raporttiriveinä (”Lisää yksittäin: raporttirivi”)

Valitse dimensiot -kentässä voidaan kustannuspaikkojen lisäksi raportille sisällyttää myös muita dimensioita, kuten projekti- tai työnumeroita.

Kun tarvittavat valinnat on tehty, siirrytään eteenpäin Seuraava-painikkeella.

Vaihe 4. Näyttöasetukset

Seuraavassa valintaikkunassa näytetään taulukon luonnos, jossa voidaan muokata taulukon muutamia yleisiä näyttöasetuksia, kuten solujen väriä, fonttia ja kokoa. Tässä esikatselunäkymässä avatut sarakkeet tai rivit avautuvat oletuksena myös valmista raporttia avatessa.

Solun tai raporttirivin näyttöasetuksia muokataan klikkaamalla kuvan mukaisesti ””-symbolia. Tällöin ruutuun aukeaa valintaikkuna, josta voidaan muokata mm. fontin väriä ja kokoa, solun otsikkoa tai sen taustaväriä:

Kun tarvittavat näyttöasetukset on tehty, siirrytään eteenpäin valitsemalla Seuraava.

Vaihe 5. Yleiset valinnat

Viimeisessä vaiheessa määritetään muutamia yleisiä asetuksia raportin esittämiseen liittyen.

Piilota tyhjät rivit -valinta on suositeltavaa pitää päällä, sillä tämä helpottaa raportin luettavuutta.

Laajenna kaikki rivit raporttia avattaessa -valinta kannattaa ottaa pois päältä, jos raportilla on pitkä raporttirivistö, sillä se nopeuttaa raportin avautumista.

Kerroin-kentästä voidaan lisätä raportille tuhatkerroin.

Lukujen ja prosenttilukujen esitysmuoto -kentistä voidaan lisätä raportilla näytettäville arvoille desimaaliluvut poistamalla valinnan ”Oletus”.

Uusi raportti luodaan Valmis-painikkeella, kun kaikki tarvittavat valinnat on tehty.

Raporttipohjan ulkoasun muokkaaminen ja esikatselu

Tämän jälkeen saadaan näkyviin valmis raporttipohja:

Tässä näkymässä raporttiobjektin kokoa ja sijaintia voidaan muokata, jos samalle sivulle halutaan lisätä muitakin objekteja, kuten logoa tai otsikkokenttää (ks. Uusi raportti, ulkoasun muokkaaminen)

Tallenna nimellä -painike tallentaa raporttipohjan oletuksena Pääkäyttäjät-kansioon, josta se voidaan myöhemmin avata Raportit-välilehdeltä Raporttikirjastosta.

Raporttimallin esikatselu -toiminto syöttää raporttipohjaan arvot, jolloin raporttia voidaan tarkastella täysin valmiina. Raportti voidaan myös tulostaa tai kääntää excel-tiedostoksi esikatselusta.

Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
0/0 koki tästä olevan apua
Lisäkysymyksiä? Lähetä pyyntö

Kommentit

Palvelun toteuttaa Zendesk